Sobre los congresos de RedPOP

Los congresos de RedPOP se llevan a cabo cada 2 años en un país de la Región y reúnen a divulgadoras/es de la ciencia, educadoras/es, investigadoras/es en comunicación de Ciencia y Tecnología, productoras/es de materiales y recursos de divulgación, trabajadoras/es de museos y centros de ciencia, periodistas y artistas que incursionan en temas de CyT. Los congresos presentan oportunidades para la reflexión y el desarrollo profesional en torno a la popularización de la ciencia y la tecnología. El programa académico promueve el intercambio de experiencias y conocimientos respecto de diversos contextos, así como la presentación de casos, talleres, (2015). Zacatecas – México (2013), Campinas – Brasil (2011), con un alcance de entre 300 demostraciones y más. Estos congresos atraen a participantes de toda América Latina y también de otras regiones del mundo. Las reuniones se iniciaron en 1990 en Rio de Janeiro convocadas por UNESCO. El próximo congreso se realizará en la ciudad de Panamá (2019). Los anteriores cuatro han sido organizados en Buenos Aires – Argentina (2017), Medellín – Colombia y 400 participantes.                                                                                                                                                                                            La decisión sobre la sede del siguiente congreso se toma en Asamblea General, dos años antes de la reunión que tendrá lugar durante el evento en Panamá. Para ello se requiere la presentación previa de propuestas. Las propuestas deberán estar acompañadas con cartas de respaldo de instituciones del país y la región, incluirán un presupuesto estimado y las fuentes posibles de los fondos.

Información a presentar:                                                                                                                                                                          Las organizaciones interesadas deberán manifestarse sobre los siguientes puntos en su propuesta.

  1. Presentar la propuesta de tema central del congreso y su dinámica.
  2. Presentar la fecha estimada en la que se realizará en congreso.
  3. Demostrar que la propuesta tiene un amplio apoyo de organizaciones de ciencia y de divulgación en su país. Las postulaciones deben ser acompañadas de cartas de respaldo de otros miembros de RedPOP, entidades gubernamentales, universidades, asociaciones de divulgación de la ciencia, academias de ciencias, entidades industriales y grupos comunales.
  4. Demostrar la capacidad y experiencia de los organizadores locales para desarrollar un gran evento internacional, incluyendo la elaboración de un portal para publicitar el evento, la organización de espacios físicos adecuados para las actividades, y la disposición de coordinar el desarrollo del programa y su ejecución con la Directiva de RedPOP.
  5. Describir los espacios físicos destinados para el congreso, mostrando su atractivo y eficiencia para acomodar entre 300-400 participantes.
  6. Presentar las opciones de transporte internacional, los aeropuertos más cercanos, los transportes y distancias entre el aeropuerto y la sede prevista, y las opciones de alojamiento disponibles.
  7. Presentar un presupuesto que indique los mayores costos y las fuentes de ingreso (incluyendo la inscripción proyectada).
  8. Explicar cómo se apoyará la participación de personas que trabajan en organizaciones miembros de RedPOP, estudiantes locales, estudiantes de otros países, por ejemplo con tarifas diferenciadas.
  9. Incluir eventos sociales atractivos durante el congreso y otras oportunidades de turismo antes y después del congreso.

Responsabilidades del grupo proponente

El grupo proponente tiene la responsabilidad de todos los arreglos logísticos y la organización física del congreso. Todos los aspectos financieros recaen sobre ellos. Sigue el detalle de responsabilidades del grupo proponente:

 

  1. Organizar un secretariado que se hará cargo de los registros, incluso con un sistema de peer-review, y del programa social y de la publicidad del evento.
  2. Conseguir la sede y contratar la alimentación del congreso. Dependiendo de la sede y las facilidades circundantes, el grupo proponente podrá optar por no incluir los almuerzos en el costo de la inscripción y buscar opciones económicas cercanas, garantizando que las sesiones iniciarán sin retrasos.
  3. Formar un Comité Organizador Local que se hará cargo de la gestión y administración del congreso.
  4. Recolectar todos los ingresos (inscripción, patrocinios, etc.), pagar todos los gastos del congreso y, en caso de haber ganancias, se sugiere que los fondos sean usados para actividades de popularización que involucren miembros de RedPOP, en articulación con la Comisión Directiva de RedPOP. El grupo proponente será responsable por eventuales pérdidas.
  5. Apoyar la participación de los miembros de la Comisión Directiva de RedPOP a cuyos integrantes les dará la inscripción gratuita.
  6. Organizar la sala en la que se realiza la Asamblea General de RedPOP sin costo para los participantes.
  7. Incluir la entrega del Premio RedPOP como uno de sus eventos sociales principales.

 

Responsabilidades del Comité Organizador Local

  1. Nombrar la persona que coordinará el evento en articulación con la Comisión Directiva de RedPOP.
  2. Proponer la fecha del congreso (en consulta con la Comisión Directiva de RedPOP tomando en cuenta las fechas de realización de congresos de otras redes regionales afines). Se sugiere que la fecha propuesta sea en la segunda quincena de mayo salvo que por motivos extraordinarios el comité local no pueda considerar esta fecha.
  3. Trabajar conjuntamente con la Comisión Directiva de RedPOP para desarrollar el plan de administración del congreso, incluyendo horarios. Todas las decisiones serán conjuntas.
  4. Garantizar los fondos necesarios para la realización del congreso incluyendo los gastos de los invitados internacionales y nacionales (tiquetes aéreos, alojamiento y viáticoslocales.)
  5. Gestionar y administrar los patrocinios obtenidos localmente.
  6. Publicitar el congreso.
  7. Organizar la sede del congreso y la alimentación. Si es necesario, deberá contratar una empresa organizadora de congresos (o establecer un sistema alternativo) para administrar la inscripción al congreso y el alojamiento de los participantes.
  8. Desarrollar un portal en la web para publicitar el congreso, tomar inscripciones y proveer de información de hoteles y eventos asociados.
  9. Dentro del sitio web, deberá tener una sección para recibir los resúmenes (abstracts) de los interesados en participar con un sistema para el peer-review.
  10. Nombrar un Comité académico en conjunto con RedPOP para evaluar los trabajos presentados a través de un sistema peer-review. Este comité académico deberá estar integrado miembros que sugiera la Directiva de RedPOP. La forma de evaluación deberá contemplar al menos una revisión de mínimo dos personas por trabajo.

 

  1. Desarrollar un Informe Final, posterior al congreso con estadísticas, comentarios y sugerencias de los diferentes aspectos del evento. El Informe servirá de insumo para la evaluación y la organización de los congresos futuros.
  2. Proporcionar al Comisión Directiva de RedPOP una lista de participantes registrados con sus emails, inmediatamente después del congreso.
  3. Incluir un formulario de evaluación del evento y proporcionar luego los resultados al Comisión Directiva de RedPOP.

Responsabilidades de la Comisión Directiva de RedPOP

 

  1. Con base en la discusión en la Asamblea General de la RedPOP, la Comisión Directiva RedPOP anunciará la sede del próximo congreso.
  2. La Comisión Directiva RedPOP trabajará conjuntamente con el Comité Organizador Local en todos los aspectos del congreso.
  3. El Nodo de la región trabajará de cerca con el Comité Organizador Local para identificar oportunidades y apoyos.
  4. Trabajarán con el Comité Organizador Local para definir detalles del congreso, el programa académico, los temas y el horario.
  5. Recomendarán ponentes para las plenarias y revisarán el programa final del congreso antes de anunciarse al público.
  6. Definirán con el Comité Organizador Local el espacio y el horario de la Asamblea General.
  7. Convocará a los miembros de RedPOP a la Asamblea General.
  8. Nombrará miembros que sirvan de evaluadores de los resúmenes.
  9. Coordinará con el Comité Organizador Local la realización de la ceremonia de los Premios a la Divulgación de la Ciencia de RedPOP dentro de los eventos especiales del congreso.
  10. Facilitará –en caso de ser necesario- cartas de apoyo al comité organizador para la gestión de recursos y apoyos institucionales.
  11. Apoyará la publicidad del congreso, incluyendo la convocatoria a resúmenes y la inscripción.
  12. Contribuirá con comentarios y sugerencias a la evaluación final del congreso.

Desarrollo del Programa del Congreso

  1. Trabajar conjuntamente con la Comisión Directiva de RedPOP para desarrollar el programa (incluyendo la definición de invitados internacionales y nacionales, temas y dinámicas de las sesiones y conferencias). Todas las decisiones serán conjuntas.
  2. El Comité Organizador Local desarrollará una propuesta de programa y los formatos de presentación en el congreso. El congreso deberá abarcar las áreas tradicionales de RedPOP (museos y centros de ciencia, educación informal, producción de materiales, arte y ciencia y periodismo científico y profesionalización y formación). Además, se podrán proponer otras.
  3. Dentro del itinerario del congreso, el Comité Organizador Local propondrá un período de recepción de resúmenes (abstracts) y su revisión.
  4. El Comité Organizador Local anunciará la convocatoria de resúmenes (abstracts) y la Comisión Directiva RedPOP replicará la convocatoria en sus medios sociales y páginas web.
  5. Se seleccionarán los ponentes en las plenarias conjuntamente con la Comisión Directiva RedPOP buscando reflejar los principios de equidad de género e inclusión social de la Red.
  6. Conjuntamente con la Comisión Directiva RedPOP se establecerán las pautas de evaluación y se identificará un grupo de revisores.
  7. El Comité Organizador Local desarrollará la versión final del programa académico.
  8. El Comité Organizador Local notificará a los proponentes que enviaron resúmenes (aceptación, no aceptación, recomendaciones para su aprobación, cambio de formato de presentación, u otros).
  9. El Comité Organizador Local formará un equipo dedicado a redes sociales, que se ocupe de la presencia en Facebook, Twitter, etc.

 

Idiomas

 Los congresos de RedPOP se realizan en dos idiomas principalmente, español y portugués, con algunas ponencias en inglés. En el caso de que existieran conferencias magistrales en otros idiomas se deberá considerar la inclusión de servicios de traducción.

 

Recepción de propuestas

Las propuestas para la organización del congreso de RedPOP 2021 se recibirán hasta el 7 de abril de 2019. Los documentos deben ser enviados por correo electrónico, en formato “PDF”, a la siguiente dirección:

direccion@redpop.org